Orçamentar com margem e não saber onde ela foi: o custo real na metalomecânica

A metalomecânica é um negócio de obra: cada trabalho é orçamentado com uma margem prevista, e depois produz-se. O que acontece em muitas empresas é o que descreve quem conhece o setor: orçamenta-se com uma margem à cabeça, mas no fim não se sabe quanto se gastou de facto em materiais, tempos, subcontratação e retrabalho. A obra entrega-se, factura-se, e a margem real fica por apurar. Assume-se que correu como o orçamento previa, sem confirmar.

Num setor que representa uma fatia enorme das exportações industriais nacionais e onde as margens são disputadas, não saber a margem real de cada obra é um risco caro. As obras que perdem dinheiro escondem-se atrás das que ganham, e a empresa continua a orçamentar com base em pressupostos que nunca foram confrontados com a realidade.

As quatro parcelas onde o custo real foge

O custo real de uma obra de metalomecânica tem quatro parcelas principais, e todas tendem a fugir ao orçamento:

• Materiais. O aço, o inox, o alumínio e os consumíveis. O orçamento assume um consumo; o real inclui a sucata, o material estragado, o que se cortou a mais. Ver o rendimento de material na metalomecânica.
• Tempos. As horas de corte, quinagem, soldadura, maquinação, montagem. O orçamento estima; o real inclui as afinações, os arranques, as esperas que não estavam previstas.
• Subcontratação. Tratamentos, galvanização, pintura, operações que se subcontratam. Custos que às vezes derrapam e que nem sempre são bem imputados à obra certa.
• Retrabalho. Peças que saíram mal e tiveram de ser refeitas. É a parcela mais invisível, porque raramente se regista como tal, e uma das mais caras.

Somadas, estas quatro parcelas decidem a margem real. E se nenhuma delas é comparada com o orçamento, a margem real fica desconhecida.

Porque é que o retrabalho é a parcela mais traiçoeira

Das quatro, o retrabalho é a que mais engana, porque quase nunca se regista com o seu nome. Uma peça que sai mal e é refeita consome material outra vez, horas outra vez, e às vezes subcontratação outra vez. Mas no fim contabiliza-se como se tivesse sido feita uma vez só. O tempo e o material do retrabalho diluem-se nos totais, e a obra parece ter custado o normal quando custou mais.

Registar o retrabalho de forma explícita, saber quanto material e quantas horas foram gastas a refazer, é muitas vezes a primeira revelação de uma metalomecânica que começa a medir o custo real. E costuma ser um número maior do que qualquer um esperava.

A média esconde as obras que perdem

A defesa habitual é: “no conjunto, a empresa tem margem”. Pode ter, e ainda assim estar a perder dinheiro em várias obras que as outras compensam. A margem média apaga a diferença entre a obra que rendeu 25% e a que perdeu 5%.

Só o custeio por obra, que impute os custos reais das quatro parcelas a cada trabalho, revela essa distribuição. E o que ela costuma mostrar é útil: um padrão nas obras que perdem. Muitas vezes é um tipo de trabalho, uma gama de complexidade, um cliente cujas alterações constantes comem margem, ou uma operação (frequentemente a soldadura ou a montagem) que derrapa sistematicamente. Saber qual permite orçamentar melhor e decidir que trabalho aceitar.

Os dados já existem, dispersos

Custear com verdade não exige um sistema novo de raiz. A maior parte das metalomecânicas já regista o essencial, disperso: as compras de material no ERP, as horas em folhas de obra ou apontamentos, as faturas de subcontratação, os registos de produção. O que falta é imputar tudo à obra certa e compará-lo com o orçamento. Os dados estão lá; o trabalho é juntá-los por obra.

É a lógica de tudo o que fazemos: não gerar dados novos, mas organizar os que já existem para responder a uma pergunta que hoje fica sem resposta.

Por onde começar

1. Escolha algumas obras recentes. Comece por um punhado de obras já entregues, de tipos diferentes, em vez do histórico todo.
2. Junte as quatro parcelas por obra. Material, tempo, subcontratação e retrabalho, imputados a cada obra, com os dados que já existem.
3. Registe o retrabalho à parte. É a parcela mais escondida. Sabê-la separadamente costuma ser a maior revelação do exercício.
4. Compare com o orçamento. A diferença entre a margem prevista e a real, por obra, é a informação que faltava. Onde é grande, há uma causa a investigar.
5. Procure o padrão nas que perdem. As obras que ficam abaixo da margem prevista costumam ter algo em comum. Esse padrão é o que melhora os orçamentos seguintes.

Perguntas frequentes

Porque é que muitas metalomecânicas não sabem a margem real das obras?

Porque orçamentam com uma margem à cabeça e no fim não comparam com o custo real de materiais, tempos, subcontratação e retrabalho. A obra entrega-se e factura-se assumindo que correu como o orçamento previa. Sem essa comparação, as obras que perdem dinheiro escondem-se atrás das que ganham, e os orçamentos seguintes assentam em pressupostos nunca confrontados com a realidade.

Qual é a parcela de custo mais difícil de controlar?

O retrabalho, porque quase nunca se regista com o seu nome. Uma peça refeita consome material, horas e às vezes subcontratação outra vez, mas contabiliza-se como se tivesse sido feita uma só vez. Esse custo dilui-se nos totais e a obra parece ter custado o normal. Registar o retrabalho de forma explícita costuma revelar um número maior do que se esperava.

Preciso de um sistema novo para custear as obras?

Não. A maioria das metalomecânicas já regista o essencial, disperso: compras no ERP, horas em folhas de obra, faturas de subcontratação, registos de produção. O que falta é imputar tudo à obra certa e compará-lo com o orçamento. Os dados existem; o trabalho é juntá-los por obra, não instalar um sistema de raiz.

Como é que o custeio real melhora os orçamentos futuros?

Ao revelar o padrão nas obras que perdem margem. Quando se compara real com orçamentado, costuma aparecer um tipo de trabalho, uma complexidade, um cliente ou uma operação que derrapa sistematicamente. Conhecer esse padrão permite orçamentar os próximos trabalhos com estimativas ancoradas na realidade e decidir com mais critério que obras aceitar.

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Se orçamenta com margem prevista mas não sabe onde ela foi, uma conversa de 30 minutos chega para perceber como custear as obras com os dados que já tem. Veja também como trabalhamos.

Fontes

• ERP para Indústria Metalomecânica em Portugal — Artsoft.
• Metalurgia e Metalomecânica — CCIP.